Bawaslu Bali Perkuat Tata Kelola Kearsipan, Bawaslu RI Ingatkan Pemeliharaan Jadi Kunci Penyusutan

Tabanan – Bawaslu Provinsi Bali menggelar Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan secara daring, Selasa (13/10/2026). Kegiatan ini menjadi langkah konsolidasi untuk memperkuat pengelolaan arsip sebagai arsip negara yang dibiayai APBN.

Rapat dihadiri Ketua dan Anggota Bawaslu Bali, Kepala Sekretariat, para Kepala Bagian, serta Ketua Bawaslu Kabupaten/Kota se-Bali, Kordiv SDMOD Bawaslu Kabupaten/Kota se-Bali, Kepala Sekretariat dan Koordinator Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota se-Bali, Kepala Bagian Sub Administrasi, dan staf yang membidangi kearsipan. Hadir sebagai narasumber dari Bawaslu RI, Irfa Ulwan dari Biro Perencanaan dan Organisasi.

Dalam arahannya, Ketua Bawaslu Bali I Putu Agus Tirta Suguna menegaskan bahwa penguatan kearsipan menjadi bagian dari persiapan kelembagaan menghadapi Pemilu 2027. Di usia Bawaslu yang baru delapan tahun, penataan arsip menjadi fondasi akuntabilitas.

"Arsip bukan sekadar tumpukan kertas, melainkan rekam jejak pengawasan. Jika arsip tertib, maka kelembagaan kita juga kuat dalam menghadapi tahapan Pemilu 2027," ujarnya.

Kepala Sekretariat Bawaslu Bali menambahkan, monitoring dan evaluasi menunjukkan masih ada pengelolaan arsip di Kabupaten/Kota yang belum optimal, salah satunya dipengaruhi status kantor yang masih pinjam pakai. Kondisi tersebut menuntut komitmen bersama untuk tetap melakukan pemberkasan sesuai standar.

Sementara itu, tiga pimpinan Bawaslu Bali turut memberikan penekanan. Koordinator Divisi Sumber Daya Manusia dan Organisasi I Nyoman Gede Putra Wiratma menekankan pentingnya penguatan sumber daya dan sistem pengelolaan kearsipan yang terstandarisasi. Koordinator Divisi Penanganan Pelanggaran, Data dan Informasi I Wayan Wirka menekankan perubahan mindset bahwa kearsipan adalah bagian dari transformasi digital lembaga. Koordinator Divisi Pencegahan, Partisipasi Masyarakat dan Humas Ketut Ariyani mengingatkan bahwa pengelolaan kearsipan harus dikelola sejak dari pencatatan, penggunaan, hingga penyusutan.

Pada sesi inti, narasumber Bawaslu RI Irfa Ulwan menguraikan pengelolaan kearsipan berbasis Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Ia menegaskan bahwa seluruh arsip Bawaslu merupakan Arsip Milik Negara karena diciptakan dengan anggaran APBN, sehingga wajib dikelola dalam siklus Daur Hidup Arsip.

Siklus tersebut terdiri dari empat tahap yang saling terkait: Penciptaan, Penggunaan, Pemeliharaan, dan Penyusutan. Pada tahap penciptaan, Bawaslu tidak hanya dituntut tertib membuat naskah dinas sesuai Perbawaslu 13 melalui aplikasi SRIKANDI, tetapi juga wajib tertib meregistrasi arsip yang diterima atau surat masuk.

Pada tahap penggunaan, akses arsip telah diatur dalam Perbawaslu Nomor 12 tentang Hak Akses Arsip, sehingga tidak semua individu dapat mengakses semua arsip.

Tahap yang menjadi inti dari pengelolaan kearsipan adalah tahap pemeliharaan. Pada tahap inilah kegiatan alih media dan digitalisasi dilakukan. Permasalahan yang banyak ditemukan adalah arsip hanya diciptakan lalu dibiarkan menumpuk di meja tanpa dipelihara. Ketika pemeliharaan macet, maka penyusutan juga akan terkendala, karena dokumen administrasi untuk penyusutan membutuhkan output dari kegiatan pemeliharaan.

Untuk itu, ia mendorong agar Bawaslu Kabupaten/Kota melakukan Pemberkasan Arsip Aktif. Tujuannya untuk menyatukan informasi, memudahkan temu balik arsip secara cepat, tepat, lengkap dan aman, serta memudahkan penyusutan di kemudian hari.

Ia menganalogikan pemberkasan seperti membuat folder di komputer. Misalnya membuat folder Rapat Kearsipan 2026, kemudian seluruh arsip terkait seperti undangan, foto, screenshot, dan video dimasukkan dalam satu folder dengan kode klasifikasi, contohnya KA 0100. Jika pemberkasan tidak dilakukan sejak awal, maka ketika arsip sudah masuk gudang dalam jumlah puluhan hingga ratusan boks, pembuatan daftar arsip aktif akan membutuhkan tenaga dan waktu yang tidak sedikit.

Adapun prosedur pemberkasan meliputi enam langkah, yakni pemeriksaan fisik, pemberkasan, pembuatan daftar berkas, pelabelan, tunjuk silang, dan penentuan kode klasifikasi.

Rangkuman materi tersebut kemudian diperas menjadi lima poin utama oleh pimpinan rapat untuk memantik diskusi. Pertama, definisi dan ruang lingkup arsip dinamis. Kedua, daur hidup arsip. Ketiga, instrumen pengolahan arsip dinamis. Keempat, pemberkasan arsip aktif dan inaktif. Kelima, pemindahan dan penyimpanan arsip yang menjadi permasalahan klasik karena produksi arsip berlebihan sementara solusi penyimpanannya belum terurai. Permasalahan inilah yang dalam beberapa tahun terakhir mendapat perhatian khusus dari Bawaslu RI.

Melalui rapat ini, Bawaslu Bali berharap seluruh jajaran memiliki pemahaman yang sama bahwa tertib arsip adalah bagian dari tertib kelembagaan dan bentuk pertanggungjawaban penggunaan anggaran negara.